Die meisten Unternehmen haben eine oder mehrere offene Arbeitsstellen. Einige offene Positionen werden Sie mit etwas Zeit gut besetzen können. Bei anderen Stellen wird es länger dauern – das kennen Sie vermutlich aus leidiger Erfahrung. Und irgendwie behelfen Sie sich vermutlich mit Ihrem Team, auch wenn es lästig ist.

Doch eine offene Stelle ist nicht nur lästig. Sie kostet Sie tagtäglich Geld. Lassens Sie es uns also betriebswirtschaftlich betrachten, wieviel Sie sparen könnten.

Kurzfristige Spar-Effekte vs. langfristige Folgen

Wieso kostet Sie eigentlich eine unbesetzte Stelle? Eigentlich sparen Sie die Personalkosten, also „harte Kosten“. Da sind zum einen die kurzfristigen Einsparungen bei jeder Stelle, die Sie vielleicht seit Monaten nicht besetzen können. Und dauerhafte Kostenreduktionen für alle Stellen, bei denen Sie überlegen, ob Sie diese überhaupt nachbesetzen wollen. Ist das wirklich so? Und wann lohnt es, zu investieren, um eine Stelle gut zu besetzen?

Lassen Sie uns als Beispiel einen „Key Account Manager“ denken. Eine Stelle ist offen, aber Sie haben ja noch drei weitere Key Account Manager (die die Arbeit irgendwie auffangen werden). Das monatliche Gehalt sind angenommen EUR 7.000, mit Lohnnebenkosten etc. kommen Sie auf EUR 10.000. Sie sparen also pro Monat 10.000 EUR. Eine nette Summe. Kurzfristig.

Schauen wir rein betriebswirtschaftlich weiter, fällt rasch auf: eine unbesetzte Stelle leistet ja auch keinen Beitrag zum Unternehmensgewinn. Vor allem im Vertrieb und für leitende Positionen ist das einleuchtend. Was verlieren Sie also, wenn Sie den Key Account Manager nicht schnell nachbesetzen. Erste Kennzahlen zum entgangenen Unternehmensgewinn finden Sie im Cost-of-Vacancy-Kalkulator. Doch was ist ein „Cost-of-Vacany-Kalkulator?

Cost-of-Vacancy – berechnen Sie die Kosten einer Vakanz

Seit 2005 kennen HR-Profis das Konzept von Dr. John Sullivan zu den Kosten einer unbesetzten Stelle. Dr. John Sullivan schlägt verschiedene Rechenmodelle vor, um die direkten harten Kosten einer offenen Position zu ermitteln.

Das einfachste Rechenmodell basiert auf dem Jahresgehalt der offenen Position.

Dazu kommt ergänzend noch ein Faktor für die Wichtigkeit der Position für das Unternehmen. Denn jeder Mitarbeiter generiert mit seiner Arbeit im Schnitt das 1 – 3-fache seines Jahresgehalts an Umsatz. Dieser Faktor liegt entsprechend der Position also zwischen

  • 1 für einfache Tätigkeiten
  • 2 für Experten-Tätigkeiten
  • 3 für Management- und Führungs-Aufgaben sowie Vertriebstätigkeit

Nun wird das Jahresgehalt mit dem Relevanz-Faktor multipliziert und anschließend durch die Anzahl der Arbeitstage (in Deutschland ø 250) geteilt. Das Ergebnis sind die Kosten einer offenen Stelle pro Tag.

Jetzt wird diese Zahl multipliziert mit der Recruiting-Zeit in Tagen (Time-to-hire). Denn solange diese Position unbesetzt ist, kann sie keinen Beitrag zum Umsatz und Firmenergebnis leisten. Die offene Stelle kostet Sie Tag für Tag bares Geld.

Hier können Sie die Kosten einer Vakanz einmal für Ihre offene Position ausrechnen. Lassen Sie sich gerne verblüffen, wie hoch die „harten Kosten“ sind, wenn die Stelle länger als 30 Tage nicht besetzt ist. Ich verrate es an dieser Stelle für das Beispiel „Key Account Manager“: Sie verlieren pro Monat rund EUR 30.000. Genauer gesagt: Sie verlieren das Dreifache des Monatsgehalts incl. Lohnnebenkosten.

Entgangener Gewinn im Vertrieb

Falls Ihnen diese Zahlen zu simpel kalkuliert sind, dann rechnen Sie für offene Vertriebspositionen einfach aus, was Sie der fehlende Mitarbeiter kostet an Umsatz und Gewinn. Diese Zahl können Sie gegen die eingesparten Personalkosten setzen. Ich wette, Sie verlieren mehr als Sie sparen.

Die Formel hier ist ähnlich unkompliziert:

Jahres-Umsatz : Anzahl der Vertriebsmitarbeiter : 250 Arbeitstage x Recruiting-Zeit in Tagen (Time-to-hire) = verlorener Umsatz/offene Position

Deckt die Ersparnis aus der unbesetzten Stelle den entgangenen Gewinn? Ich wette, nein. Auch bei diesem Rechenmodell legen Sie vermutlich drauf.

Weitere direkte und indirekte Kosten

Betriebswirtschaftlich betrachtet können Sie noch einen Schritt weitergehen, und sich Gedanken über die Risiken von direkten und indirekten Folgekosten machen:

Direkte Kosten, z.B.

  • Gesunkene Produktivität
  • Höhere Overhead-Kosten
  • Höhere Stückkosten
  • Schwindende Mengen-Effekte
  • Kundenverlust, denn weniger Betreuung bedeutet sinkende Kundenbindung bis hin zum Kundenverlust

Indirekte Kosten, z.B.

  • Qualitäts-Kosten, denn durch Überlastung steigt die Fehlerrate. Es kommt zu Reklamationen, Regresszahlungen und Nacharbeiten
  • Image-Kosten im Markt bei aktuellen und potenziellen Kunden
  • Finanz-Nachteile und Image-Kosten bei Banken, Investoren und Anlegern

Management-Kosten

  • Durch Kompensation des Ausfalls ist das Management stärker operativ eingebunden und hat weniger Zeit für Weiterentwicklung und Führung der Abteilung
  • (PS: wie sinnvoll ist es betriebswirtschaftlich, dass eine hochbezahlte Führungskraft die Arbeit eines Mitarbeiters aus dem Team langfristig kompensieren soll?)

Personalkosten

  • Erhöhte Personalkosten bei den aktuellen Mitarbeitern, z.B. durch Überstunden
  • Gesundheitskosten bei den aktuellen Mitarbeitern, z.B. durch Krankheit wegen Überlastung
  • Wenn es ganz schlecht läuft: weitere Personalausfälle durch Kündigung, die die verbleibende Organisation gänzlich sprengen können

Verlust von Zukunft und Wettbewerbsvorteilen

  • Zu wenig Personal bedeutet auch zu wenig Zeit für Weiterentwicklungen von Produkten, Services und Angeboten
  • Akquise oder Markteintritte erfolgen verspätet oder gar nicht
  • Verlust von Wettbewerbsvorteilen, Verlust von Marktführerschaft

Für das Recruiting bedeutet all dies: Ihr Unternehmen wird als potenzieller Arbeitgeber zunehmend unattraktiv und die Recruiting-Zeit verlängert sich nochmals. Je länger diese Situation andauert, umso mehr Aufwand erfordert das Recruiting (und auch interner Recruiting-Aufwand ist übrigens nicht kostenfrei!)

Stellen schnell besetzen – aber wie?

Spätestens jetzt haben Sie sich die Zahlen ausgerechnet und sehen schwarz auf weiß, dass Sie offene Positionen schnell nachbesetzen müssen. Dann los!

Mit diesen vier ersten Ideen können Sie und Ihre Personalverantwortlichen direkt starten, auch ohne große Personalabteilung:

  • Interne Beförderung: haben Sie einen Mitarbeitenden, der mit etwas Weiterentwicklung in die Rolle reinwächst? Dann befördern Sie ihn – denn seine Stelle ist vermutlich leichter nachzubesetzen!
  • Stellenanzeige: bitte gut formulieren, und am richtigen Ort inserieren
  • Netzwerken: bitten Sie alle Beteiligten, ihre Netzwerke zu aktivieren
  • Mitarbeiter-Prämie: wer könnte besser über Sie sprechen, als Ihre (hoffentlich zufriedenen) Mitarbeiter. Warum also nicht eine Vermittlungs-Prämie anbieten, wenn diese Ihnen einen tollen neuen Mitarbeiter empfehlen.

Haben Sie eine gut aufgestellte Personalabteilung, die erfahren im Recruiting ist? Glückwunsch, dann könnten z.B. das Ihre Lösungswege sein:

  • Active Sourcing & Direktansprache: Ihr Recruiting-Manager wird potenziell passende Kandidaten ansprechen und versuchen, zu begeistern
  • Recruiting-Kampagne: vergleichbar zu Werbekampagnen kann eine gut gemachte Recruiting-Kampagne schnell passende Bewerber anziehen. (Kein Budget für eine Kampagne? -> Schnell noch mal auf die Zahlen oben schauen und Budgets umschichten!)
  • Employer Branding: Langfristig kann Ihre Personalabteilung mit Employer Branding für Sichtbarkeit und Bekanntheit, ein gutes Image am Arbeitnehmer-Markt und einen gut gefüllten Pool an Kontakten sorgen
  • PS: ein guter Recruiter hat sicher viele weiter gute Ideen für Sie!

Sie erhalten nur „unpassende“ Bewerbungen? Dann lohnt ein Blick hierauf:

  • Stellenanzeige prüfen: Stimmen die Aufgaben und Anforderungen, ist es deutlich formuliert?
  • Profil auf Potenzial prüfen: was kostet die Weiterentwicklung eines Bewerbers mit Potenzial verglichen zu einer noch längeren Vakanz-Zeit?

Sie haben keine Personalabteilung und es muss ganz schnell gehen mit dem neuen Mitarbeiter? Ihre Personalabteilung hat keine Zeit? Oder sie tut sich schwer mit Recruiting? Sie haben gefühlt alles ausprobiert und nichts funktioniert? Sie wollen endlich die laufenden Verluste stoppen? Dann stehen wir als Personalberater bereit. Rufen Sie mich einfach an. Wir finden eine Lösung – versprochen!

Über die Autorin

Viktoria A. Balensiefen ist seit rund 15 Jahren in der Personalberatung von Fach- und Führungskräften tätig. Menschen zusammen zu bringen, um gemeinsam Größeres zu schaffen, ist ihre Leidenschaft. Als Betriebswirtin mit Ingenieurstudium hat sie ein Auge auf Zahlen und Prozesse – und ein großes Faible für produzierende Unternehmen. Sie ist die Geschäftsführerin der ideale Personalberatung GmbH in Bonn.